Was ist, wenn Ihre Produktivitätstools Sie weniger produktiv machen?

Die früheste bekannte Form der To-Do-Liste wurde 1791 von Benjamin Franklin aufgezeichnet. Listen sind immer noch beliebt, aber digitale Produktivitätstools werden immer wichtiger. Neben Google Kalender können Sie Slack, Zoom, Trello, Asana oder Jira als Teil Ihres Aufgabenverwaltungssystems verwenden.

Darüber hinaus bieten viele Produktivitätstools Funktionen zur Überwachung des Verhaltens und zur Erfassung von Metriken zur Leistungssteigerung, darunter:

  • Zeiterfassung
  • Projektmanagement
  • Delegation
  • Automatisierung
  • Analyse des Nutzerverhaltens
  • Tastenanschläge aufzeichnen

Darüber hinaus werden künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen eingesetzt, um die Produktivität zu verbessern. Nehmen Sie zum Beispiel den Kalender. Es verwendet maschinelles Lernen, um vergangene Daten zu analysieren und intelligente Vorschläge zu machen, wann Sie Ihr nächstes Meeting planen sollten. Der Kalender schlägt sogar vor, wen Sie wohin einladen sollen.

Kurz gesagt, diese Tools erfüllen definitiv einen Zweck.

Noch besser, es ist vollgepackt mit Funktionen. In erster Linie die Tatsache, dass diese Tools beim Zeit- und Projektmanagement helfen können. Beispielsweise können Zeiterfassungstools oder Mitarbeiterüberwachungssoftware erkennen, wann und wo Sie oder Ihr Team wertvolle Zeit verschwenden. Wenn Sie dies wissen, können Sie Ablenkungen vermeiden und realistischere Zeitpläne erstellen.

Dadurch entsteht weniger Druck. Denken Sie daran, dass mehr als 70 % der Arbeitnehmer über Stress am Arbeitsplatz besorgt sind. Wir haben also Lebensstressoren am Arbeitsplatz, die die Produktivität reduzieren können. Außerdem kann es helfen, die Work-Life-Balance zu erreichen. Und obwohl dies nicht immer Ihre oberste Priorität ist, kann dies die Produktivität, Moral und das Engagement steigern.

aber das ist noch nicht alles. Diese Tools können auch bei allem helfen, von der Zusammenarbeit der Mitarbeiter bis hin zur Erstellung von Kostenvoranschlägen für Kunden. Kein Wunder also, dass der globale Markt für Produktivitätsmanagementsysteme im Jahr 2021 einen Wert von 47,33 Milliarden US-Dollar haben wird. Es wird erwartet, dass er zwischen 2022 und 2030 mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 13,8 % wachsen wird.

Aber wie bei allen Dingen im Leben kann zu viel von allem schädlich sein. Dies gilt zweifellos für Produktivitätswerkzeuge. Diese Tools können Sie weniger produktiv machen.

Produktivitätswerkzeuge sind nicht dazu gedacht, Ihre Arbeit für Sie zu erledigen.

Die meisten Produktivitätstools halten, was sie versprechen. Nehmen Sie Todoist als Beispiel. In Todoist kannst du deine Aufgaben nach Projekten organisieren und protokollieren. Betrachten Sie dies als eine aktualisierte To-do-Liste. Neben dem Aufzeichnen und Organisieren Ihrer Aufgaben ermöglicht Ihnen die App, Aufgaben mit anderen zu teilen und zuzuweisen.

Das ist aber das Ding. Die App erstellt keine Aufgabenliste für Sie. Das liegt an dir. Es ist, als ob Sie Ihr Kochspiel verbessern möchten, indem Sie ein glänzendes neues Kochgeschirrset kaufen. Obwohl Sie über die richtige Ausrüstung verfügen, kochen die Mahlzeiten nicht von alleine.

Produktivitätswerkzeuge sind wie eine Küche voller Geräte, aber Sie wissen nicht, wie man sie benutzt. Mit anderen Worten, wenn Sie nicht den Antrieb und die Entschlossenheit haben, produktiv zu sein, gibt es kein Tool (oder keine App), das Ihnen helfen kann.

Die Suche nach Werkzeugen ist erfolglos.

Suchen Sie eine App oder ein Tool, das Sie produktiv macht? Dafür gibt es eine App. Obwohl viele Optionen nicht zu verachten sind, kann es schwierig sein, die richtige zu finden und sich für sie zu entscheiden.

Außerdem machen Tools mit Premium-Funktionen die Sache noch schwieriger. warum? Es ist unmöglich, anhand der kostenlosen Funktionen zu entscheiden, ob eine App verwendet werden soll.

Darüber hinaus wird Ihnen das Streben nach besseren Produktivitätswerkzeugen viele Optionen zur Auswahl lassen, die überwältigend sein können. Und Sie können mit keinem von ihnen zufrieden sein.

Untersuchungen haben ergeben, dass Menschen, die viele Wahlmöglichkeiten haben, tendenziell unzufriedener sind und ihre Entscheidungen bereuen. Daher ist es Ihrer Produktivität und Ihrem Glück abträglich, viel Zeit mit der Suche nach produktiven Produkten zu verbringen.

Bei einigen Tools kann es eine Lernkurve geben.

Haben Sie schon einmal ein neues Brettspiel gekauft? Leider können einige dieser Spiele so detailliert sein, dass sie mit einem komplexen Regelwerk ausgestattet sind. Infolgedessen verbringen Sie möglicherweise den größten Teil Ihres Spielabends damit, die Regeln zu lernen, anstatt das Spiel tatsächlich zu spielen.

So könnte es auch mit neuen Produktivitätstools sein. Gerade bei komplexeren Anwendungen mit unterschiedlichen Benutzeroberflächen kann die Eingewöhnung lange dauern. Daher kann das Erlernen der Verwendung einer neuen Software mehr Zeit und Energie in Anspruch nehmen, als sie tatsächlich zu verwenden.

Arbeitsbedingte Ablenkungen.

In einer GoTo-Studie gaben 54 % der Befragten an, häufig fünf verschiedene Computerprogramme gleichzeitig zu verwenden. Während eines Videokonferenzgesprächs mit einem Kunden im ganzen Land könnte ein Mitarbeiter beispielsweise eine E-Mail schreiben, Kleidung kaufen, eine SMS an seine bessere Hälfte senden und ein Meeting vereinbaren.

Darüber hinaus berichtete Udemy im Jahr 2018, dass 36 % der Millennials/Generation Z mehr als 2 Stunden pro Tag für private Zwecke mit ihren Telefonen verbringen. Darüber hinaus wechseln amerikanische Mitarbeiter laut dem Work Anatomy Index 2021 von Asana durchschnittlich 30 Mal pro Tag zwischen 13 Bestellungen.

Auch wenn dies harmlos klingen mag, ist das Springen zwischen Produktivitätstools nicht nur eine Ablenkung. Es entzieht auch Ihre Energie. Dies wird als “Kontextwechsel” bezeichnet. Sie ist verantwortlich für den Ausfall von fünf Stunden pro Woche.

Mit anderen Worten, viele Tools brauchen lange. Aber werden wir genauer.

Unternehmen möchten, dass ihre Teams über die besten Collaboration-Tools, Apps und Geräte verfügen, um ihre Arbeit effizient zu erledigen. Aus diesem Grund stellen die meisten Arbeitsplätze den Mitarbeitern spezielle Tools zur Verfügung, um unterschiedliche Anforderungen zu erfüllen, wie z. B. Messaging, Telefonkonferenzen, Projektzusammenarbeit usw.

Jedes Werkzeug hat wirklich eine Rolle. Mitarbeiter können jedoch ihre wertvolle Zeit verschwenden. Auch dies ist auf das Wechseln zwischen mehreren Programmen, das Vergessen bezahlter Stunden oder fehlende Nachrichten von Kunden zurückzuführen, wenn sie sich bei mehreren Programmen anmelden müssen.

Es werden viele Fehler gemacht.

Um mit dem vorherigen Punkt fortzufahren, Mitarbeiter machen beziehungsschädigende Fehler. Der Grund sind die oben erwähnten zahlreichen Hindernisse und Multimedia. Laut einer GoTo-Studie führt Ablenkung dazu, dass 57 % der Befragten E-Mails an die falsche Person senden. Außerdem schickten 33 % eine E-Mail oder einen Chat, bevor sie dazu bereit waren, und 23 % sprachen im Chat schlecht über jemanden.

Informationsüberlastung.

„Unser Leben und unsere Arbeit werden zunehmend digitaler“, sagte Almuth MacDowell, Professorin für Organisationspsychologie an der Birkbeck University of London, gegenüber der BBC. Aber es ist eine komplexe Welt, und es gibt viele Informationen. Gute Apps, die gut genutzt werden, können uns dabei helfen, dies zu verhandeln. Aber es bleibt die Frage, ob wir wirklich daran interessiert sind, produktiver zu werden, oder einfach nur „mehr zu tun, um effektiv zu erscheinen“.

Mitarbeiter leiden den Daten zufolge definitiv unter Software-Überlastung. Laut einer Studie aus dem Jahr 2018 wechseln Betriebsbetreuer mehr als 1.100 Mal am Tag zwischen 35 verschiedenen Apps. In den meisten Industrieländern sinkt die Produktivität trotz der Fülle an Anwendungen und Tools, während Burnout zunimmt.

McDowell merkt an, dass „Beweise zeigen, dass die Arbeitszeiten und die Zeit, die in Online-Meetings verbracht wird, zunehmen, sodass wir möglicherweise härter und nicht intelligenter arbeiten.“ “Warum werden wir nicht besser darin, die Qualität unserer Ergebnisse zu verwalten?”

Es gibt mehrere Orte, an denen die Arbeit stattfindet.

Ein weiteres Problem mit der App oder dem überflüssigen Gadget? Es sind viele Informationen verstreut, was das Auffinden erschwert.

Laut Untersuchungen von Qatalog und der Cornell University finden es 54 % der Menschen schwierig, Informationen mithilfe von Apps zu finden. Weitere 43 % sind es leid, ständig wechselnde Kommunikationskanäle und Tools zu wechseln.

Mit anderen Worten, Sie können an Produktivität verlieren, wenn Sie Ihrem Arbeitsbereich neue Tools hinzufügen.

Fähigkeiten sind wichtiger als alles andere.

„Das Unternehmen kann in die neueste Produktivitätssoftware investieren“, schrieb Aitken Tank, Gründer und CEO von Jotform. “Setzen Sie auf erstklassiges technisches Training. Und ja, ihre Mitarbeiter werden keuchen … wenn Sie die Software verwenden.” Das wird jedoch nicht immer die Produktivität steigern.

Persönliche Produktivität ist nicht anders. „Die intelligenteste App der Welt macht keinen blinden Unterschied, wenn Sie kein Framework haben, um sie zu unterstützen“, fügt er hinzu.

“Man muss wissen, wo man klicken muss.”

Denken Sie zunächst über die Methodik nach. Dann, sagt Tank, können Sie entscheiden, welche Tools Sie benötigen – falls vorhanden.

Sie können Lücken in Ihrem Workflow finden, indem Sie ihn von seinen wesentlichen Elementen befreien. Beispielsweise könnten die folgenden Strategien nützlich sein, anstatt zu fragen, welche App oder welches Produktivitätstool heruntergeladen werden soll:

  • herunterskalieren. Menschen sind nicht sehr gut darin, Zeit einzuschätzen. So gibst du dir nicht mehr Zeit, sondern weniger. Auf diese Weise können Sie zwischen dringenden Aufgaben und zusätzlichen Aufgaben unterscheiden.
  • Auswertung. sSie werden wacher und produktiver sein, wenn Sie mit Ihrer inneren Uhr arbeiten. Sobald Sie einen stabilen Rhythmus haben, arbeiten Sie in schnellen, konzentrierten Rennen mit hohem Zeitlimit. Mit diesem Ansatz wird es auch einfacher, Ihren Fortschritt zu verfolgen und Grenzen zu setzen.
  • beseitigen. Anstatt von Konzentrieren Sie sich mit einer To-do-Liste, die niemals endet, nur auf die Aufgaben, die die größte Wirkung haben.

„Wenn es um Produktivität geht, gibt es keine Wunderwaffe“, fügt Tank hinzu. „Das neueste Tool oder die neueste Anwendung verbessert das, was bereits vorhanden ist, weshalb Sie ein gut ausgestattetes System erstellen müssen.“

Erscheint zuerst im Kalender. Ich lese hier.

Ausgewählter Bildnachweis: Canva Studio Photography; Pixel. Danke dir!

Auswertung

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William

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