Warum Sie eine Planungssoftware verwenden sollten

Die Verwendung von Planungssoftware verbessert das Zeitmanagement. Aber nicht jeder profitiert von dieser neuen Technologie. Wenn Sie Ihre Zeitmanagement-Software nicht verwenden, bin ich, als würde ich einen neuen Ferrari besitzen, aber er liegt kaum fünf Meilen unter dem Tempolimit.

Um die Höchstgeschwindigkeit eines Sportwagens freizuschalten, müssen Sie seinen Motor verstehen. Sie sollten die Vorteile von Software kennenlernen und wissen, wie Sie ihre Leistungsfähigkeit nutzen können, um Ihre Produktivität zu steigern. Sie erhalten keinen oberflächlichen Wert für Ihre Software, es sei denn, Sie betrachten sie genau wie den Ferrari oben – und Sie interessieren sich nur für die Lackierung und die Ledersitze. Ändern Sie die Art und Weise, wie Sie über Ihre Planungssoftware denken.

Prognostizieren Sie, was Ihre Software für die Produktivität leisten kann

Im Moment zu leben ist spannend, aber nicht sehr produktiv, wenn man an Software denkt. Sie müssen also planen, ob Sie Ihre Zeit mit der Software maximieren möchten. Fragen Sie jeden erfolgreichen Branchenführer oder Unternehmer, wie viel Planung in sein tägliches Leben einfließt – und dasselbe gilt für die Verwendung einer Software.

Sie sollten täglich, wöchentlich und monatlich planen, indem Sie die Perspektive Ihres Zeitplanprogramms ändern. Vor allem können Sie mit der Tagesplanung herausfordernde Aufgaben für die Zeiten planen, in denen Sie wissen, dass Sie am produktivsten sind. Planen Sie beispielsweise alle Besprechungen und Termine wöchentlich. Mit der Monatsplanung können Sie Ihre KPIs überprüfen und sich auf einen produktiveren Monat vorbereiten. In der Zwischenzeit können Sie und andere mit Ihrer Planungssoftware zusammenarbeiten und gemeinsam planen, wenn Sie alle Freizeit haben.

Führungskräfte müssen mit vielen Jobs, Pflichten und Fristen jonglieren. Planungssoftware wird auch dazu beitragen, Missverständnisse und Fehlkommunikation im Managementteam zu reduzieren. Der neue Blog-Beitrag von X beispielsweise ist morgen früh fällig, die Bearbeitung durch einen internen Redakteur am Ende des Tages – ist das auf dem Redaktionsplan? Sie sollten einen Ort haben, an dem Sie Ihre Teammetriken für Ihre Planungssoftware verwalten können. Er sagt, Metriken helfen Teamleitern und Managern, ihre Zeit für jeden Entwicklungszyklus zu planen.

Persönliche und berufliche Balance

Auch wenn Ihr Beruf für Ihren Lebensstil von entscheidender Bedeutung ist, sollten Ihre Familie und Sie selbst immer an erster Stelle stehen. Laut einer Studie von Deloitte sehen Organisationen, die die Work-Life-Balance fördern, eine schlechte Mitarbeiterproduktivität. Daher fördert die beste Planungssoftware die Work-Life-Balance.

Nehmen Sie sich Zeit für die Familie. Legen Sie Termine mit Ihrem Ehepartner und den Sportveranstaltungen und Partys Ihrer Kinder fest. Diese Veranstaltungen sollten nicht verhandelbar sein, und Sie können sie mit den gleichen Tools arrangieren, die Sie für Ihr Unternehmen verwenden.

Work-Life-Balance ist viel einfacher zu erreichen. Verwenden Sie Planungsstrategien, mit denen Sie Ihre Produktivität rund um die Uhr maximieren können. Die Pomodoro-Technik zum Beispiel teilt die Arbeit in kleine Blöcke mit kurzen Pausen dazwischen. Mit dieser Planungsstrategie können Sie sich tagsüber besser konzentrieren, mehr Dinge in kürzerer Zeit erledigen und die Arbeit zu Hause reduzieren.

Farbcodierung für Geeks – tolle Terminplanung auf einen Blick

Das einzigartige Farbcodierungssystem hilft Ihnen, Ihre Reiseroute schnell zu verstehen. Jedem Element in Ihrem Zeitplan kann eine andere Farbe zugewiesen werden. Rot kann verwendet werden, um wichtige Kundengespräche hervorzuheben. Gelb kann beispielsweise langfristige Aufgaben wie Planung oder Berichterstattung darstellen. Blau kann auf Zeit mit der Familie, persönliche Verpflichtungen usw. hinweisen. Um Aktivitäten schneller abzuschließen, müssen Sie Ihren Zeitplan priorisieren. Es gibt viele Möglichkeiten, dies zu erreichen.

Visuelle Hinweise können Menschen helfen, Informationen schneller zu verstehen, also machen Sie weiter und seien Sie bunt. Sobald Sie Ihren Farbcode gelernt haben, sagt Ihnen Ihr Tagesplan, wo und wann Sie sein möchten. Beispielsweise weist ein rotes Licht auf eine Vorstandssitzung hin, auf die Sie sich vorbereiten sollten. Unabhängig von der Veranstaltung erinnert Sie ein blauer Streifen am Ende Ihres Zeitplans daran, dass Sie heute Abend nicht lange arbeiten können, weil Sie eine Familienveranstaltung haben.

Legen Sie Benachrichtigungen für Planer fest

Es reicht nicht immer aus, ein Ereignis zu planen – Sie nutzen den Planer nicht in vollem Umfang, wenn Sie keine Erinnerungen für wichtige Ereignisse festlegen. Daher hilft Ihnen das Festlegen von Erinnerungen für jedes Meeting oder jeden Termin, den Überblick über Ihren Zeitplan zu behalten. Denken Sie auch daran, einen Wecker für Ihre Reisezeit zu stellen.

Erinnerungen dienen als Backup, wenn Sie etwas vergessen oder Ihre Papiernotizen verlegt haben. Nichts ist schlimmer, als einen wichtigen Termin zu verpassen oder einen falschen Eindruck zu erwecken – solche Dinge schaden Arbeitsplätzen. Verwenden Sie Ihre Planungssoftware, um dies zu vermeiden.

Erinnerungen können Ihnen auch dabei helfen, sich auf bevorstehende Ereignisse vorzubereiten. So sparen Sie eine halbe Stunde vor einer großen Präsentation Zeit, um Ihre Ideen zu sammeln und Ihre Materialien zu organisieren. Sie sollten sich gut genug kennen, um zu sehen, ob Sie mehr als eine halbe Stunde Zeit brauchen. Das ist alles, was Sie brauchen, wenn Sie sich am Vorabend vorbereitet haben und bereit sind, zu diesem Meeting zu gehen.

Andere rufen Terminplanungssoftware an

Die Vorbereitung und Teilnahme an einem Treffen, bei dem die andere Partei nicht erscheint, ist kontraproduktiv. Die Parteien müssen sich auf einen Zeitplan einigen. Auch wenn Sie alles perfekt machen – es kann vorkommen, dass jemand zu spät kommt oder nicht zum Meeting kommt. All Ihre Planung und Organisation wird umsonst sein.

Um dies zu vermeiden, senden Sie Erinnerungen an die Personen, mit denen Sie geplant haben. Bei den meisten Planungsprogrammen können Sie Erinnerungen einrichten.

Führungskräfte können eine perfekte Erinnerung erstellen und sie für alle zukünftigen Engagements aller in ihrem Team verwenden.

Die Mitarbeiter müssen sich keine Sorgen darüber machen, dass Kollegen oder Kunden jedes Mal Meetings auslassen oder personalisierte E-Mails schreiben. Sie können auch eine Meeting-Agenda oder einen Planungslink teilen, um die Zusammenarbeit zu verbessern – und der gleiche Prozess und die gleiche Arbeit wie Sie gemischte Arbeitspläne für Ihre gemischten Teams verwalten.

Wir müssen aufhören, unseren Planer nur für die Grundlagen zu verwenden. Stattdessen sollten Führungskräfte die wertvollen Funktionen dieses Softwaretools nutzen, um die Produktivität auf Unternehmensebene zu steigern.

Beginnen Sie noch heute, um das Beste aus Ihrer Zeit zu machen. Denken Sie daran, dass die Verwendung des Planers – “jetzt” – auf der Rückseite bedeutet, dass Sie “gewonnen” haben.

Bildnachweis: Andrea Piacquadio; Pixel. Danke dir!

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